Bessere Briefings mit der VisualStorytelling Canvas

Stellt euch vor, ihr arbeitet intensiv an der Planung eines großen Projektes, sitzt in unzähligen Meetings und macht euch mit klaren Zielvorgaben an die Umsetzung. Und dann schließlich das mit großer Vorfreude erwartete Endergebnis: Eine riesen Enttäuschung! Bei der Umsetzung visueller Projekte passiert das am laufenden Band.

Die Ursache: Schlechte Briefings und undefinierte Prozesse.
Im Better Briefs UK Report 2022 stimmen ganze 70 Prozent der kreativen Agenturen und 76 Prozent der Marketer der Aussage zu, dass Rebriefs – also erneute Briefings mitten im Prozess – zu oft passieren. Erfolgreiche Briefings sind also eine große Herausforderung in der kreativen Zusammenarbeit. Mit VisualStorytelling Canvas (VSC) in Kombination mit der VisualPositioning Canvas hat SightEffect eine Lösung für diese Herausforderung entwickelt. Bevor ich näher darauf eingehe, möchte ich euch aber noch einen Überblick über die häufigsten Fehler im Briefing-Prozess geben.

Herausforderungen im Briefing-Prozess

Die dynamische Welt der visuellen Kommunikation stellt Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen. Dazu zählt auch die Erstellung von Briefings für Projekte, die oft den entscheidenden Unterschied zwischen Erfolg oder Misserfolg ausmachen. Besonders häufig sind folgende Herausforderungen im Briefing-Prozess:

• Fehlende Informationen: Oft fehlen entscheidende Details, die für die erfolgreiche Umsetzung eines Projektes erforderlich sind. Denn unvollständige Briefings führen so gut wie nie zu den gewünschten Ergebnissen.

• Keine gemeinsame Basis: Die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Partnern leidet häufig unter einer fehlenden Grundlage. Für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts braucht es jedoch gegenseitiges Verständnis und eine gemeinsame Basis.

• Vergessene Ziele: Während des Briefing-Prozesses verlieren Unternehmen häufig aus den Augen, was sie mit ihrem Projekt überhaupt erreichen wollen. Aber nur wer die Ziele der visuellen Kommunikation nicht vernachlässigt, wird auch von den damit verbundenen Vorteilen und Möglichkeiten profitieren. 

Verständnisprobleme, Zielkonflikte und fehlende Informationen erschweren den Briefing Prozess. Sie führen zu unzähligen Abstimmungsrunden, zur Unzufriedenheit mit der Zusammenarbeit und zu Ergebnissen, die nicht auf die Ziele der Markenkommunikation einzahlen.

5 gravierenden Folgen eines unzureichenden Briefing-Prozesses:

Schwierigkeiten mit Briefings ziehen sich durch ganze Projekte und führen zu erheblichen Mängeln, darunter auch diese 5 gravierenden Folgen eines unzureichenden Briefing-Prozesses:

1. Erhöhter Aufwand für Korrekturen: Fehlende oder unklare Informationen im Briefing erschweren die Arbeit und verhindern ein bestmögliches Ergebnis. Ihretwegen müssen Unternehmen mehr Zeit und Aufwand in Korrekturen und Anpassungen investieren, um die ursprünglich gesetzten Ziele zu erreichen.
   
   
2. Missverständnisse und Fehlkommunikation: Wenn das Briefing unklar oder unvollständig ist, können wichtige Informationen fehlen oder missverstanden werden. So kommt es zur Verwirrung und ineffizienter Kommunikation innerhalb des Teams sowie mit externen Partnern.
   
   
3. Frustration und Demotivation des Teams: Wiederholte Missverständnisse und Korrekturen wegen eines schlechten Briefings demotivieren das Team und erzeugen Frustration. Darunter leiden wiederum die Arbeitsmoral sowie die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeiter und bisweilen sogar die Motivation für zukünftige Folgeprojekte.
   
   
4. Ineffiziente Ressourcennutzung: Ein schlecht durchgeführtes Briefing führt zu einem ineffizienten Einsatz von Ressourcen. Wenn Teams an falschen Aufgaben arbeiten, verschwendet das wertvolle Zeit und Arbeitskraft. Auch mehrfache Korrekturen erfordern zusätzliche Ressourcen. So verbraucht ein schlechtes Briefing laut Better Briefs Global Report etwa 30 Prozent des Budgets.
   
   
5. Fehlende Zielrichtung: Ohne ein präzises Briefing können Marketing-Teams die Projektziele und damit verbundene Erwartungen nicht klar verstehen. Häufige Folge: Kampagnen erzielen nicht die gewünschten Ergebnisse oder weichen stark vom Kurs ab. Dabei ist gerade eine klare und konsistente Zielsetzung bei der visuellen Kommunikation entscheidend.

Die Lösung: VisualStorytelling und VisualPositioning Canvas von SightEffect

Um Fehler und negative Folgen zu vermeiden, müssen wir unsere Briefing-Prozesse optimieren. Die zwei Frameworks von SightEffect bieten eine strukturierte Methode, um die visuelle Kommunikation effizienter und klarer zu gestalten. Denn es wird durch generative Künstliche Intelligenz (Gen AI) immer wichtiger, Wissen im Unternehmen mittels effizienter Methoden aufzubauen, um Budgets in Zukunft wirtschaftlicher zu nutzen. 

Der Prozess gliedert sich hierbei in zwei Schritte: 

• Schritt #1: Strategie und Positionierung durch die VisualPositionig Canvas
  Definition strategischer Überlegungen und Markenziele, die mit der visuellen Kommunikation erreicht werden sollen.

• Schritt #2: Emotionales und authentisches Storytelling durch die VisualStorytelling Canvas
  Planung der Storytelling-Elemente, um die gewünschten Emotionen zu erzeugen – von der Storyline über den roten Faden bis zur Zielgruppenansprache.

Zusätzlich zur strategischen und inhaltlichen Gestaltung sollte ein Visual Style Guide für die visuelle Gestaltung genutzt werden. Dies gewährleistet außerdem die visuelle Konsistenz und Markenkonformität und rückt so das bestmögliche Ergebnis in greifbare Nähe.
 

3 Vorteile der Frameworks für Briefings

Die Frameworks unterstützen euch bei der Erstellung effizienter und ganzheitlicher Briefings. Das erleichtert den Prozess für alle Beteiligten durch folgende Vorteile:

1. Effiziente Abstimmungsprozesse: Die methodische Vorgehensweise der VisualStorytelling Canvas halbiert Abstimmungsprozesse und spart damit Zeit und Ressourcen. Denn visuelle Inquiry-Tools, wie das VisualStorytelling Canvas, sind bestens dafür geeignet, die Strukturierung und gemeinsame Visualisierung von Problemen zu fördern (vgl. Elikan, Pigneur, 2019).
   
   
2. Konsistente Ergebnisse: Der Briefing-Prozess mittels VisualStorytelling Canvas erzeugt Ergebnisse, die stark in der konsistenten Markenwelt verankert sind. Die Lösung steht damit im Einklang mit wissenschaftlichen Erkenntnissen, dass eine klare Strukturierung durch Ontologien und visuelle Hilfsmittel zu besseren und kohärenten Ergebnissen führt (vgl. Osterwalder, 2004).
   
   
3. Klare Zielsetzung: Die Canvas hilft dabei, den eigentlichen Sinn des Briefings nicht aus den Augen zu verlieren. Sie ermöglicht eine zielgerichtete und effektive Umsetzung visueller Projekte. Auch hier auf Basis empirischer Untersuchungen, die zeigen, dass strukturierte Modelle dabei helfen, die Vision und Ziele eines Unternehmens klar zu definieren (vgl. Osterwalder, 2004).

Fazit: Optimiert eure Briefing-Prozesse!

Frameworks wie die VisualStorytelling Canvas zeigen deutlich, wie strukturiertes Arbeiten und eine klare Kommunikation zu besseren Ergebnissen und effizienteren Prozessen führen. So spiegelt der Briefing-Prozess auch die Vorteile wider, die sowohl Osterwalder als auch Elikan/Pigneur in ihren Arbeiten unterstreichen: Die strukturierte Herangehensweise der Canvas-Modelle fördert die Zusammenarbeit, Innovation und Effizienz. Und das führt letztlich zu konsistenten Markenauftritten und erfolgreicheren Projekten.

Brauchen eure Briefing-Prozesse ein Upgrade? Dann holt euch jetzt kostenlos das VisualStorytelling Canvas von SightEffect.